ERP für Service Provider – Projekte, Verträge und Abrechnungen in einem System
Kundenprojekte, Wartungsverträge, Zeiterfassung, Abrechnung – alles an einem Ort. Kein Jonglieren zwischen Ticketsystem, Excel und Buchhaltung. Sie sehen jederzeit, welche Projekte profitabel sind, welche Verträge zur Verlängerung anstehen und wo noch Stunden abzurechnen sind.
Was ein integriertes ERP für Ihr IT-Geschäft leistet
Projekte von Angebot bis Abrechnung
Das Angebot wird zum Auftrag, der Auftrag zum Projekt – mit Budgets, Meilensteinen und Ressourcenplanung. Stunden und Kosten laufen gegen das Projektbudget. Sie sehen jederzeit, wo ein Projekt steht: im Plan, gefährdet oder schon im Minus. Keine Überraschungen bei der Schlussrechnung, keine mühsame Zusammenstellung am Projektende.
Wiederkehrende Umsätze im Griff
Wartungsverträge, Managed Services, Lizenzabrechnungen – das ERP verwaltet Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Abrechnungszyklen. Rechnungen für monatliche oder jährliche Leistungen entstehen automatisch zum richtigen Zeitpunkt. Sie verpassen keine Verlängerung, vergessen keine Abrechnung und haben Ihre wiederkehrenden Erlöse sauber dokumentiert.
Zeiterfassung, die in Rechnungen mündet
Ihre Mitarbeiter erfassen Stunden auf Projekte, Tickets oder Verträge – direkt im System oder über mobile Eingabe. Abrechenbare Zeiten sind sofort als solche markiert, interne Aufwände getrennt. Am Monatsende klicken Sie auf Abrechnen statt Stunden aus verschiedenen Quellen zusammenzusuchen. Was geleistet wurde, wird auch fakturiert.
Einkauf und Marge pro Auftrag sichtbar
Hardware, Lizenzen, Cloud-Subscriptions – der Einkauf ist direkt mit dem Kundenauftrag verknüpft. Sie sehen bei jedem Geschäft, was Sie bezahlt haben und was der Kunde zahlt. Keine Suche in verschiedenen Systemen, um die Marge zu ermitteln. Am Ende des Monats wissen Sie, welche Kunden und welche Leistungen wirklich zum Ergebnis beitragen.
Martin Schlicksupp
Vorstandsvorsitzender ProLog AG
Mit dem ERP-System der Versino haben wir eine kostengünstige Lösung gefunden, mit der wir jederzeit und überall auf unsere Geschäftsdaten zugreifen können. Dadurch wurden unsere Arbeitsprozesse schneller und effizienter.
Das sagen unsere Kunden über uns und unsere Leistungen
Krones: Digitale Konzernprozesse weltweit effizient vernetzt
Krones berichtet im Video über die Konzernanbindung mit SAP Business One und die Zusammenarbeit mit Versino.
Crown Technics: Mehr Transparenz für internationales Wachstum
Crown Technics Ltd. berichtet im Video, wie SAP Business One für Transparenz sorgt und gemeinsam mit Versino den Weg für internationales Wachstum ebnet.
Rocholz: Tradition trifft digitale Effizienz
Rocholz GmbH zeigt im Video, wie das traditionsreiche Familienunternehmen mit SAP Business One transparente Kennzahlen schafft, Prozesse verschlankt und gemeinsam mit Versino die Basis für nachhaltiges Wachstum legt.
Efinger-Instruments: Papierlose Medizintechnik
Efinger Instruments zeigt im Video, wie mit SAP Business One und dem Add-on eWorks – realisiert in Partnerschaft mit Versino – eine vollständig digitalisierte, transparente Fertigung entsteht.
Engel Naturtextilien: Nachhaltige Textilproduktion mit digitaler Transparenz
Durch die Einführung von SAP Business One gewann Engel deutlich mehr Transparenz, konnte Stücklisten und textile Prozesse problemlos abbilden, Abläufe vom Wareneingang bis zum Versand beschleunigen und weiteres Wachstum bei gleichbleibendem Personal effizient unterstützen.
Häufig gestellte Fragen
Was IT-Dienstleister und Service Provider über ERP-gestützte Projekt- und Vertragssteuerung wissen sollten.
Projektmanagement-Tools planen Aufgaben und Meilensteine – aber sie wissen nichts über Ihre Finanzen. Am Ende eines Projekts müssen Sie mühsam zusammensuchen, welche Stunden angefallen sind, welche Fremdleistungen eingekauft wurden und ob das Budget noch stimmt. Ein ERP-System verbindet Projektsteuerung mit Einkauf, Zeiterfassung, Abrechnung und Buchhaltung in einem durchgängigen Prozess. Das Angebot wird zum Auftrag, der Auftrag zum Projekt, die erfassten Stunden werden zur Rechnung – ohne Systembrüche und ohne manuelle Übertragungen. Sie sehen jederzeit nicht nur den Projektfortschritt, sondern auch die kaufmännische Wahrheit: Ist dieses Projekt noch profitabel oder verbrennen wir gerade Marge?
Nicht abgerechnete Leistungen sind bei Service Providern einer der größten stillen Margenkiller. Berater leisten Stunden beim Kunden, erfassen sie aber erst Tage später – oder gar nicht. Interne Aufwände werden mit abrechenbaren Zeiten vermischt. Am Monatsende fehlt der Überblick, was noch offen ist. Ein ERP-System macht diesen Verlust sichtbar: Jede erfasste Stunde ist einem Projekt oder Vertrag zugeordnet und als abrechenbar oder intern gekennzeichnet. Offene, noch nicht fakturierte Leistungen sind jederzeit als Liste abrufbar. Sie klicken auf Abrechnen statt Stunden aus Mails, Kalendern und Tabellen zusammenzusuchen. Was geleistet wurde, wird auch fakturiert – zuverlässig und zeitnah.
Wiederkehrende Erlöse sind das Rückgrat vieler Service Provider – aber die Verwaltung wird mit jedem Vertrag komplexer. Unterschiedliche Laufzeiten, Kündigungsfristen, Abrechnungszyklen und Leistungsumfänge führen schnell dazu, dass Verlängerungen verpasst oder Abrechnungen vergessen werden. Ein ERP-System verwaltet alle Verträge zentral mit Laufzeit, automatischer Rechnungsstellung und Erinnerungen vor Vertragsverlängerung. Sie sehen auf einen Blick, welche Verträge demnächst auslaufen, welche Kunden zur Verlängerung anstehen und wie hoch Ihre planbaren wiederkehrenden Erlöse für die nächsten Monate sind. Das gibt Ihnen die Grundlage für verlässliche Umsatzplanung und verhindert, dass lukrative Verträge stillschweigend auslaufen.
Service Provider kaufen häufig Hardware, Software-Lizenzen oder Cloud-Subscriptions im Auftrag ihrer Kunden ein – und genau hier entsteht oft ein Transparenzproblem. Ohne ERP-Integration weiß die Buchhaltung nicht, zu welchem Kundenprojekt ein Einkauf gehört, und die Marge pro Auftrag bleibt unklar. Ein ERP-System verknüpft jeden Einkauf direkt mit dem zugehörigen Kundenauftrag. Sie sehen bei jedem Geschäft auf einen Blick, was Sie bezahlt haben und was der Kunde zahlt – inklusive eigener Dienstleistungsstunden. Das macht die echte Profitabilität pro Kunde und pro Projekt sichtbar, nicht nur den Umsatz.
Wachstum bei Service Providern bedeutet mehr Projekte, mehr Verträge, mehr abrechenbare Stunden – und ohne System auch proportional mehr Verwaltungsaufwand. Jeder neue Berater erzeugt zusätzliche Zeiterfassung, Reisekostenabrechnungen und Projektbuchungen. Ein ERP-System stellt sicher, dass dieses Wachstum nicht im Backoffice-Chaos endet. Standardisierte Prozesse für Angebotserstellung, Auftragsanlage, Zeiterfassung und Fakturierung skalieren mit, ohne dass Sie für je zehn neue Berater eine zusätzliche Stelle in der Verwaltung schaffen müssen. Das ist der Unterschied zwischen profitablem Wachstum und einem Umsatzplus, das von den Verwaltungskosten aufgefressen wird.
Die wertvollste Ressource eines Service Providers ist die Zeit seiner Mitarbeitenden – und die ist endlich. Ohne zentrale Übersicht passiert, was jeder Geschäftsführer kennt: Bestimmte Spezialisten sind permanent überlastet, andere unterausgelastet, und neue Projekte werden zugesagt, obwohl die Kapazität nicht reicht. Ein ERP-System zeigt die aktuelle und geplante Auslastung pro Mitarbeiter und Team über alle laufenden Projekte. Sie erkennen Engpässe, bevor sie zu Terminproblemen werden, und können Ressourcen gezielt umschichten. Bei der Angebotserstellung sehen Sie sofort, ob Sie den zugesagten Zeitraum personell überhaupt abdecken können – und vermeiden Zusagen, die Sie später nicht halten können.