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Mehrwertsteuersenkung mit SAP Business One

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Mehrwertsteuersenkung bei der Rechnungsstellung

Im Rahmen der Corona-Krise hat die Koalitionsregierung ein Konjunktur-Paket verabschiedet, das unter anderem die Mehrwertsteuer für ein halbes Jahr vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020 von 19% auf 16% bzw. 7% auf 5% reduzieren wird. Unternehmen mit ERP-Systemen wie SAP Business One müssen ihre Warenwirtschaft entsprechend an diese neuen, temporären Steueranforderungen anpassen.

Wann kommt welcher Steuersatz zur Geltung?

Grundsätzlich sind im ERP-System alle Prozesse von der Mehrwertsteuersenkung betroffen, welche Preise anhand der Mehrwertsteuer definieren, übertragen oder verbuchen. Welcher Steuersatz nun angewandt werden muss, hängt von bestimmten Zeitpunkten bei Lieferung oder Leistung ab:

  • Bei der Lieferung von Waren ist der Auslieferungstermin oder die Übertragung der Verfügungsmacht ausschlaggebend.
  • Bei Dienstleistungen orientiert man sich an der vollendeten Ausführung der Leistung.
  • Bei klar definierten Teilleistungen können abweichende Vereinbarungen gelten.

Daraus ergibt sich, dass Rechnungen ggf. auch im Zeitraum vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020 noch mit 19% / 7% Mehrwertsteuer ausgewiesen werden müssen – ebenso wie Rechnungen nach diesem Zeitraum unter Umständen noch mit 16% / 5% ausgestellt werden müssen. Ihr SAP-System muss in der Lage sein, diese Möglichkeiten zu berücksichtigen.

Warum Sie jetzt reagieren müssen

Durch die Steuersatzänderungen sind vor allem folgende Bereiche betroffen. Hier müssen rechtzeitig bis zum 1. Juli 2020 Änderungen im System durchgeführt werden:

Neue Konten in der Buchhaltung

In Ihrer Buchhaltung müssen neue Konten für die temporären Steuersätze angelegt werden, sofern DATEV-Konformität gewünscht ist.

Ausgangsrechnungen und Steuerkennzeichen

Es sind alle Ausgangsrechnungen mit deutscher Steuer betroffen. Für diese müssen die Steuersätze angepasst werden. Sofern DATEV-Konformität gewünscht ist, erfordert dies die Anlage neuer Steuerkennzeichen. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass die bestehenden Steuerkennzeichen im Übergangszeitraum nicht eingesetzt werden.

Kassensysteme

Wenn Sie Kassen im Einsatz haben, müssen die Steuersätze dieser Systeme ebenfalls angepasst werden.

Dauerleistungen und Dauerrechnungen

Dauerleistungen wie zum Beispiel Miet- oder Leasingverträge müssen angepasst werden, insofern diese Verträge als Rechnungen verwendet werden. Ansonsten ist die Anpassung bei den entsprechenden Dauerrechnungen erforderlich.

Jahresleistungen

Bei Jahresleistungen wie beispielsweise Lizenzen sind Anpassungen vorzunehmen. Der verminderte Steuersatz trifft hier zu, da die Leistungen mit dem Ablauf des vereinbarten Leistungszeitraums zum 31.12.2020 als erbracht anzusehen sind. Das trifft ebenfalls zu, sollte die gesamte Jahresleistung schon vorab bezahlt worden sein. Hier wäre eine nachträgliche Anpassung der Rechnung und Zahlung erforderlich.

Anzahlungen

Anzahlungen müssen angepasst werden, sofern die entsprechende Leistung innerhalb des Übergangszeitraums vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 erst erbracht wird.

Skonto

Sollte während des Übergangszeitraums Skonto für eine Leistung gezogen werden, die vor dem Übergangszeitraum erbracht wurde, so gilt für den Skontoabzug der normale Steuersatz. Umgekehrt gilt der Steuersatz des Übergangszeitraums für Skonti nach diesem Zeitraum, wenn die Leistung zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 erbracht wurde.

Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Erwerbe

Die neue Regelung für den Übergangszeitraum bedarf neuer Steuerkennzeichen für im Inland steuerbare Reverse Charge-Eingangsleistungen als auch innergemeinschaftliche Erwerbe.

Rechnungseingangsprüfung

Die Rechnungen Ihrer Lieferanten dürfen für Leistungen im Übergangszeitraum nur die verminderten Steuersätze aufweisen. Sollte die Umsatzsteuer auf Grundlage der bisher gültigen Steuerabsätze abgerechnet werden, darf die zu hoch ausgewiesene Steuer nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Reisekostenabrechnung und Spesen

Beachten Sie bei Ihren Reisekostenabrechnungen, dass die Übergangsregelung sowohl den Regelsteuersatz als auch den ermäßigten Steuersatz betreffen. Bei Spesen benötigen Sie neue Kennzeichen für die neuen Steuersätze.

PKW-Überlassung

Für die Dauer des Übergangszeitraums gilt bei der PKW-Überlassung an Mitarbeiter eine Besteuerung von 16%.

Mitgliedsbeiträge

Mitgliedsbeiträge für ein Kalenderjahr unterliegen für das Jahr 2020 den Steuersätzen des Übergangszeitraumes, da die Mitgliedschaft zum 31.12.2020 als vollendet gilt.

Leasing-Sonderzahlungen

Die Besteuerung von Leasing-Sonderzahlungen ist entsprechend der Teilleistungen anzupassen.

Jahresboni

Die Boni für Leistungen im Jahr 2020 sind aufzuteilen in Leistungen bis zum 30. Juni 2020 und Leistungen ab dem 1. Juli 2020.

Gutscheine

Gutscheine, die sowohl vor, während oder nach dem Übergangszeitraum eingelöst werden können, können nicht als Einzweck-Gutscheine verbucht werden.

Ausgleichsverpflichtungen

Es besteht die Möglichkeit auf Ausgleichsverpflichtungen zwischen Ihnen und Ihren Vertragspartnern auf Grundlage von § 29 UStG (Umstellung langfristiger Verträge), sofern in den Verträgen nicht abweichende Vereinbarungen getroffen wurden.

Mehrwertsteueränderung in SAP Business One

Nach näherer Betrachtung der Anforderungen durch die zeitliche begrenzte Mehrwertsteuersenkung an ein ERP-System wie SAP Business One, ergeben sich für Sie als Kunde folgende drei Lösungsvarianten.

Lösung 1: Steuertabellen anpassen

Im einfachsten Fall werden in Ihrem SAP Business One-System für den Gültigkeitszeitraum die reduzierten Steuersätze in der Steuertabelle eingetragen. SAP Business One zieht damit den in dem Zeitraum gültigen Steuersatz in Abhängigkeit des Lieferdatums. Bei dieser Lösung erfolgen die Buchungen auf den gleichen Umsatz- und Steuerkontenkonten und den gleichen Steuerschlüsseln unabhängig von gerade gültigen Steuersätzen.

Diese Lösung ist auf den ersten Blick unkompliziert. Es ist aber zu erwarten, dass die Systeme bei Steuerberatern wie der DATEV mit zusätzlichen Umsatz- und Steuerkonten sowie zusätzlichen Steuerschlüsseln arbeiten. Eine simple Anpassung der Steuertabellen wäre damit nicht ausreichend und es wären umfangreichere Änderungen im SAP Business One-System notwendig.

Lösung 2: Umfangreiche Anpassung von SAP Business One

Dieser Lösungsansatz geht über die einfache Anpassung der Steuertabellen hinaus, um den gängigen Anforderungen der Steuerberater zu entsprechen. Kurz und bündig wollen wir hier die notwendigen Maßnahmen aufführen, um die richtige Behandlung der Mehrwertsteuersenkung 2020 in SAP Business One umzusetzen. Alle Änderungen an bestehenden Einstellungen müssen natürlich zur erneuten Änderung der Steuersätze im Jahr 2021 wieder nachvollzogen werden.

1. Anlage neuer Sachkonten für Erlöse und Aufwände

Unabhängig vom Kontenplan müssen für alle so genannten Automatikkonten im Bereich Erlöse und Aufwände neue Konten angelegt werden.

2. Anlage neuer Sachkonten für Steuer

Weiterhin müssen für den reduzierten Steuersatz neue Steuersachkonten angelegt werden. Dies gilt insbesondere für:  

  • VST 5% (statt 7%) 
  • VST 16% (statt 19%) 
  • UST 5% (statt 7%) 
  • UST 16% (statt 19%)  

Möglicherweise müssen noch weitere Steuerkennzeichen für EU-Sachverhalte definiert werden, die im Rahmen des Reverse Charge Verfahren mit je 7% oder 19% Vorsteuer und gleichzeitig Umsatzsteuer in SAP Business One gebucht werden

3. Bestehende Aufträge und Bestellungen im Vorfeld prüfen und anpassen

Wesentlich wird der Liefer- oder Leistungszeitraum für die Steuer ausschlaggebend sein. Selbst wenn die Rechnung nach dem 01.07.2020 und vor  dem 31.12.2020 erstellt wird, die dazugehörige Lieferung oder Leistung jedoch vor dem 01.07.2020 erbracht wurde, gilt nach wie vor 7 % oder 19 % Mehrwertsteuer.  

Um mögliche Fehler in der Fakturierung zu verhindern, sollte man folglich alle bestehenden Aufträge und Bestellung im Vorfeld prüfen und anpassen. 

4. Überarbeitung der Artikelstammdaten und die Änderung der Steuercodes

Die Artikelstammdaten und Steuercodes müssen von 19 % auf 16 % oder von 7 % auf 5 % angepasst werden.

5. Sachkontenfindung anpassen

Die Sachkontenfindung muss angepasst werden, sodass vor, während und nach dem Übergangszeitraum die korrekten Sachkonten ermittelt werden.

6. Steuerkennzeichenermittlung anpassen

Auch die Steuerkennzeichenermittlung benötigt eine Anpassung, damit das System innerhalb und außerhalb des Übergangszeitraums die richtigen Steuerkennzeichen ermittelt.

7. Test der Änderungen vor Produktivbetrieb

Alle oben genannten Maßnahmen sollten zunächst auf einem Testsystem durchgeführt und das Ergebnis ausgiebig getestet werden.

8. Manuelle Eingriffe wo notwendig

Aufgrund der Vererbung der Kontenfindung aus den Vorgängerbelegen sind auch in diesem Lösungsansatz manuelle Eingriffe unvermeidbar.

Lösung 3: Die Versino Financial Suite

Um unseren Kunden größtmögliche Sicherheit bei der Mehrwertsteueranpassung in SAP Business One zu geben, haben wir unsere Versino Financial Suite, ein Add-on für SAP Business One, um entsprechende Funktionen erweitert. Anhand einer Mapping-Tabelle bucht das System damit auf unterschiedliche Konten und Steuerschlüssel und automatisiert die erforderlichen Prozesse.

Und welche Lösung ist die richtige für mich?

Genau diese Frage würden wir gerne mit Ihnen in einem einstündigen Beratungsgespräch klären – am besten zusammen mit Ihrem Steuerberater! Füllen Sie einfach das Formular aus und wir helfen Ihnen dabei, das Thema Mehrwertsteuersenkung in den Griff zu bekommen!

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