Cloud-ERP für IT-Dienstleister mit Konzernstruktur
Nutzen Sie die zentrale Datenverwaltung von SAP Business ByDesign.
Sie sind ein mittelständisches erfolgreiches IT-Systemhaus und es geht Ihnen gut. Sie haben über die Jahre Ihr Portfolio deutlich erweitert. Mit vielseitigen Lösungskompetenzen und spezialisiert auf eine ganze Reihe von Geschäftsfeldern sprechen Sie aktuell sehr unterschiedliche Kundenkreise an. Um diese besser zu bedienen, haben Sie neben Ihrem Stammhaus weitere Tochtergesellschaften gegründet.
Damit ist die eigene Unternehmensführung deutlich schwieriger geworden. Der Fachkräftemangel und neue Geschäftsmodelle wie Managed Services sorgen zusätzlich für Druck, die knappen Personalressourcen effizient einzusetzen.
Bei Versino kennen wir diese Situation aus eigener Erfahrung. Seitdem wir uns dazu entschlossen haben, unser Unternehmen mit mittlerweile 11 Töchtern mit SAP Business ByDesign zu managen, fühlen wir uns für die Zukunft gerüstet und profitieren jeden Tag von der neuen Transparenz und Effektivität der vernetzten Prozesse.
Ich möchte beraten werden, wie sich unser Systemhaus besser organisieren lässt!
„Seit der Entscheidung, das cloudbasierte SAP Business ByDesign als ERP einzusetzen, kann ich auf Knopfdruck alle Details der Versino Töchter sowie die Kennzahlen der gesamten Gruppe einsehen. Ich bin vom Mehrwert der Lösung für Mittelständler mit Konzernstruktur voll überzeugt.“
– Werner Hölzl, Vorstand Versino AG
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Die Vorteile von SAP Business ByDesign im Überblick
Zentrale Datenhaltung
Überblick über sämtliche Kundenaktivitäten
Reduzierter Aufwand bei firmenweiten Projekten
Transparente Finanzsituation
Firmenübergreifende Konsolidierung
Transparente Organisation der Unternehmensstruktur
Mandantenübergreifende, interne Leistungsverrechnung
Berechtigungsmanagement zur Einhaltung der Compliance
„Mit SAP Business ByDesign haben wir eine kostengünstige Lösung gefunden, mit der wir jederzeit und überall auf unsere Geschäftsdaten zugreifen können. Dadurch wurden unsere Arbeitsprozesse schneller und effizienter.“
– Martin Klopsch, Vorstandsvorsitzender ProLog AG
Zur Webseite der ProLog AGDie Kosten – ein paar Beispiele und erstaunliche Fakten
Monatliche Miete ab 1.500 €
Einführungskosten ab 69.000 €
Ein Cloudsystem macht den Ein- und Umstieg leicht und investitionssicher. Eigene IT muss nicht angeschafft werden, sondern wird zu einem monatlich fest kalkulierbaren Preis gemietet. Alle Wartungs-, Sicherheits- und Progammupdates sind inbegriffen und gewährleisten, dass die Anlage jederzeit auf dem neuesten Stand ist und dafür kein eigenes IT-Personal vorgehalten werden muss.
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Details zur Lösung
CRM und Vertrieb projektprofitabel gestalten
Lead-Generierung
Anlage und Pflege von potenziellen Kunden und deren Aktivitäten.
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Nutzen Sie die Features der Lead-Generierung von SAP Business ByDesign, um das potenzielle Interesse von Geschäftspartnern und die zugehörigen Interaktionen in einem bestimmten zeitlichen Rahmen anzulegen, zu verwalten, zu qualifizieren und zu verfolgen. Zur Einleitung eines Verkaufsprozesses können qualifizierte Leads vom Marketing an die Verkaufsabteilung übergeben werden. Dies stellt die Grundlage für die weitere Entwicklung von einem Lead zu einer Opportunity dar.

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Zielgruppenmanagement
Legen Sie Zielgruppen aus Ihren Gesprächspartner-Daten an.
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Mit dieser Funktion können Sie Zielgruppen für Kunden und Ansprechpartner erstellen und für Kampagnen verwenden.

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Wettbewerberinformationen
Behalten Sie Ihre Konkurrenz im Blick und vergleichen Sie deren Produkte mit Ihren eigenen.
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Mit dieser Funktion sehen Sie die gesammelten Informationen über Ihre Wettbewerber. Sie können Konkurrenten und deren Produkte anlegen und ihre Klassifizierung anzeigen. Stärken Sie Ihre Wettbewerbsposition, indem Sie Wettbewerberprodukte mit den Produkten Ihres Unternehmens vergleichen.

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Opportunity Management
Definieren und ermitteln Sie die Erfolgschancen für den Verkauf an Ihre potenziellen Kunden.
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Mit dieser Funktion können Sie die Wahrscheinlichkeit eines Verkaufs ermitteln, die Details der Opportunity erfassen und deren Fortschritt verfolgen. Sie können auch einen Vertriebsassistenten verwenden, mit dessen Hilfe Sie für jede Phase einer Opportunity die richtigen Aktivitäten ausführen.

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Kampagnenmanagement
Messen Sie Ihre Kampagnenerfolge durch den Einbezug von Kundendaten und Zielgruppensegmente.
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Mit dem Kampagnenmanagement können Sie Marketingprozesse steuern. Es wird die Kunden- und Ansprechpartnerauswahl unterstützt. Somit können Benutzer Zielgruppen zur Verwendung in Kampagnen und zur Erfassung von Kampagnenantworten anlegen. Mit der Analysefunktion können Sie Kunden und Segmente analysieren.

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Kunden- und Aktivitätsmanagement
Erfassen und pflegen Sie die Details zu Ihren Kunden- und Geschäftspartner-Aktivitäten.
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Mit dem Kunden- und Aktivitätsmanagement können Sie Daten zu Kunden, Ansprechpartnern und Partnern sowie alle zugehörigen Aktivitäten detailliert erfassen und verwalten. Sie erhalten einen Überblick über die wichtigsten Kundendaten. Sie können schnell auf die Daten zu Ihren Kunden, Ansprechpartnern, Partnern und Aktivitäten zugreifen und diese Daten komfortabel verwalten.

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Vertriebsplanung
Organisieren Sie Ihr Vertriebsteam durch den Einsatz von Vertriebszielen und die Überwachung des Verkaufsprozesses.
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In der Vertriebsplanung stehen leistungsstarke Tools für die Leitung von Vertriebsteams zur Verfügung. Damit können Vertriebsleiter und ihre Teams ihre Vertriebsziele auf verschiedenen Ebenen planen, die Verkäufe im Verkaufszyklus fortlaufend überwachen und ihre Vertriebspläne entsprechend anpassen. Durch diese anhaltende Neuplanung können die Vertriebsziele erreicht und, wenn nötig, regelmäßig neu aufgestellt werden.

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Details zur Lösung
Firmenübergreifendes Projektmanagement
Operatives Projektmanagement
Integrieren Sie Ihr Projektmanagement in Ihre restlichen Geschäftsbereiche.
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Das Projektmanagement ist eng in die operativen und finanziellen Bereiche Ihres Unternehmens integriert. SAP Business ByDesign unterstützt die nahtlose Einbindung des Projektmanagements in andere wichtige Fachbereiche Ihres Unternehmens, darunter das Rechnungswesen, den Einkauf und das Personalmanagement. Die Integration des Projektmanagements in das Rechnungswesen umfasst alle Aspekte der Abrechnung und des Controllings für Projekte.

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Projektverfolgung und Projektüberwachung
Behalten Sie den Blick auf den Status und Fortschritt Ihrer Projekte.
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SAP Business ByDesign bietet zuverlässige und genaue Daten zum Projektfortschritt und zu Projektabweichungen. Gleichermaßen wichtig ist die Transparenz des tatsächlichen Ressourcenverbrauchs sowie die Möglichkeit, den Projektstatus zu verfolgen und Probleme zu eskalieren.

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Projektabrechnung
Stellen Sie Ihre Leistungen projektbasiert in Rechnung.
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Bei der Projektabrechnung handelt es sich um einen Prozess, bei dem Sie Kunden projektbasierte Zeit- und Aufwandspositionen oder Services zum Festpreis in Rechnung stellen können.

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Projektdarstellungsweisen
Stellen Sie Ihre Projekte mit Balkendiagramme, Projektstrukturplänen oder Netzplandiagrammen dar.
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Ihre Projekte werden interaktiv und grafisch dargestellt. SAP Business ByDesign unterstützt alle grafischen Standarddarstellungsweisen für Projekte, und Sie verfügen über direkten Zugriff auf zahlreiche Tools, darunter Balkendiagramme, Projektstrukturpläne und Netzplandiagramme. Die Darstellung können Sie je nach persönlicher Vorliebe und auszuführender Aktivität auswählen.

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Projektorganisation
Erstellen und pflegen Sie Projekte mit eindeutigen Projektnummern.
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Sie haben Sie die Möglichkeit, neue Projekte anzulegen und vorhandene Projekte zu bearbeiten. Die Projekte sowie deren zugehörige Projektaufgaben bekommen eine eindeutige Nummer. Diese eindeutige Nummer ist erforderlich, damit Projekte von anderen Fachbereichen, z.B. vom Finanz- und Rechnungswesen, identifiziert werden können. Eine eindeutige Projektreferenz ist beispielsweise für die Buchung einer Rechnung auf ein Projekt oder eine Projektaufgabe erforderlich.

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Meilenstein bezogene Projektabrechnung
Automatisieren Sie die Abrechnung projektbasierter Leistungen durch den Einsatz von Meilensteinen.
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Zusätzlich zum Definieren eines Termins, an dem das System automatisch Kundenrechnungen anlegt, können Sie projektbasierte Services auch automatisch bei Erreichen eines Projektmeilensteins abrechnen.

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Zeiterfassung mit mobilen Apps
Nutzen Sie eine detaillierte Zeiterfassung in Ihren Projekten.
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Sie können neue Zeiterfassungen für folgende Bereiche eingeben: Projekte, Personalmanagementaufgaben mit Details wie Projekt, Aktivität, Dauer, Beginn/Ende und Arbeitsbeschreibung Kundenauftrags-Zeiterfassung mit Details wie Kundenauftragsposition, Dauer oder Beginn-/Endzeitpunt, Rückmeldungsdauer, Servicerückmeldung abgeschlossen, Arbeitsbedingung, Arbeitsbeschreibung und Interner Kommentar.

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Integriertes Taskmanagement
Nutzen Sie Workflow und Tasksysteme zur optimierten Gestaltung Ihrer Workflows.
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Durch die Unterstützung verschiedener Kommunikationskanäle sorgt SAP Business ByDesign für eine effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Partnern und Vorgesetzten. Auf Grundlage der verfügbaren Softwarefunktionen können Projektteams effizient zusammenarbeiten, wichtige projektbezogene Informationen austauschen und unterschiedlichste Belegtypen für die gemeinsame Arbeit freigeben. Automatisierte, ereignisgesteuerte Workflows befördern die Eskalation von Projektaufgaben, deren Status Sie jederzeit einsehen können.

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Details zur Lösung
Intelligenter Ein- und Verkauf
Produkt- und Serviceportfolio (Standardprodukte, Services, Anrechte)
Organisieren Sie Ihren Verkauf durch den Einbezug von Produkt- und Serviceportfolios.
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Mit dem Produkt- und Serviceportfolio für den Verkauf können Sie die Arten der Produkte wählen, die Sie im Verkauf verkaufen möchten, z.B. Services und Projekte. Mit der Funktion “Standardprodukte verkaufen” können Sie Produkte aus Ihrem Bestand verkaufen. Dazu gehört die Integration von Supply Chain Management sowie von Finanz- und Bestandssalden.

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Kundenauftragsverwaltung
Verkaufen Sie Produkte und Dienstleistungen über Kundenaufträge.
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Die Kundenauftragsverwaltung unterstützt den gesamten Verkaufsprozess. Es ermöglicht Ihnen, sowohl Produkte als auch Services in einem Kundenauftrag zu verkaufen. Die Kundenauftragsverwaltung kann in die Kundenabrechnung integriert werden.

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Erweiterte Kundenauftragsverwaltung
Verwalten Sie Ihre Kundenaufträge mit Managed Services wie z. B. Abrechnungszeiten oder Kontingentleistungen pauschal oder nach Aufwand berechneten Dienstleistungen.
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Mit SAP Business ByDesign können Sie Verträge anlegen und verwalten, um Ansprüche oder Managed Services zu unterstützen. Diese können sich auf abrufbare Produkte, zugehörige abgedeckte Produkte, Preisvereinbarungen und Rechnungsterminpläne beziehen. Außerdem können zugehörige Folgebelege wie Aktivitäten bzw. Vertragsvorlagen für neue Verträge angelegt werden.

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Fakturierungsassistent
Nutzen Sie das erweiterte Abrechnungssystem zum Anlegen von Auftrags- und Serviceabrechnungen.
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Mit der Auftrags- und Serviceabrechnung können Sie beispielsweise Rechnungen für Produkte und Services anlegen. Das Anlegen solcher Belege kann in Form einer Einzel- oder Sammelrechnung oder im Rahmen automatischer Rechnungsläufe erfolgen. Rechnungsläufe ermöglichen eine periodische Bearbeitung abzurechnender Positionen.

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Rechnungserfassung mit Texterkennung (OCR)
Laden Sie Lieferantenrechnungen unter Einsatz der integrierten Texterkennung ins System.
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In der Sicht Scannen von Rechnungen des Work Centers Rechnungsprüfung können Sie Lieferantenrechnungsbelege im PDF-Format hochladen, um Lieferantenrechnungen im System anzulegen. Das System scannt die hochgeladenen Belege unter Verwendung des Services “SAP AI Business Services – Document Information Extraction”, und schlägt die Werte zum Anlegen der Rechnungen im System vor. In der Bild-Überprüfung können Sie die gescannten Werte anhand der Momentaufnahme vom hochgeladenen Beleg überprüfen und bearbeiten.

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Ausschreibung und Kontrakte
Sparen Sie bei Ihren Beschaffungskosten durch den optimalen Einsatz strategischer Beziehungen und Preisfindungen.
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SAP Business ByDesign unterstützt Ihre Einkäufer beim Festlegen, Aushandeln und Dokumentieren von Bezugsquellen, z. B. von Kontrakten. Durch die Gewährleistung einer effektiven Nutzung strategischer Beziehungen und Preisfindungen während des Beschaffungsprozesses werden erhebliche Kosteneinsparungen möglich.

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Elektronische Rechnungsstellung
Stellen Sie sicher, dass elektronische Rechnungen alle Anlagen enthalten.
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In der elektronischen Kundenabrechnung können bei Verwendung von XML-Transformationen die speziellen Anlagen der Kundenrechnungen nun in die transformierte XML-Datei eingebettet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Ausgabekanal das Formular PDF (sofern vorhanden) und die XML für die elektronische Abrechnung mit den Anlagen enthält.

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Details zur Lösung
Digitalisiertes Personalmanagement
Personalverwaltung
Integrieren Sie Ihr Personalmanagement in andere Kernprozesse Ihres Unternehmens.
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Die Lösung unterstützt Sie bei der Integration Ihrer Personalmanagementprozesse in andere Kernprozesse, wodurch gewährleistet wird, dass entsprechende Personaldaten den Mitarbeitern bei Bedarf zur Verfügung stehen. Die in der Software vorinstallierten Workflows und Funktionen, beispielsweise Formulare und Berichte für das Personalmanagement, helfen Ihren Mitarbeitern bei der effizienten Verwaltung und Erledigung ihrer Aufgaben.

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Zeitwirtschaft
Verwalten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und Dienstleister.
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Die Zeitwirtschaft ermöglicht es Ihnen, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter und Dienstleister mithilfe der Zeiterfassung zu verwalten und diese Zeitdaten optional zu genehmigen und auszuwerten. Zeitdaten können von anderen in der Zeitwirtschaft integrierten Geschäftsprozessen, z. B. der Personalabrechnung, den Projekten oder der Beschaffung, verwendet werden, um die von Mitarbeitern erbrachte Arbeit zu überwachen oder zu bestätigen. Außerdem stellt die Zeitwirtschaft für Ihr Unternehmen verschiedene Berichte zur internen Arbeitsanalyse und zur Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen bereit.

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Vergütung
Digitalisieren Sie die Vergütungsrichtlinien Ihres Unternehmens.
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SAP Business ByDesign unterstützt den gesamten Vergütungsprozess und die Umsetzung der Vergütungsrichtlinien Ihres Unternehmens. Sie können Vergütungsstrukturen für verschiedene Mitarbeitergruppen anlegen (z. B. für Stundenlöhner, tarifgebundene oder außertarifliche Mitarbeiter), beliebige Vergütungsbestandteile (Be- und Abzüge) anlegen und die individuellen Vergütungsdaten Ihrer Mitarbeiter verwalten. Sie haben die Möglichkeit, auf die Vergütungsdaten einzelner Mitarbeiter zuzugreifen und sie anzupassen. Zu diesen Daten zählen z. B. Vergütungsstrukturen, Vergütungsgruppenzuordnungen, Vergütungsbestandteile sowie Betrags- und Gültigkeitsinformationen.

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Mitarbeiterabrechnungspflege
Nutzen Sie Stammdaten für Ihre Personalabrechnungen.
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Das System ermöglicht es Ihnen, bestimmte für die Personalabrechnung relevante Stammdaten von Mitarbeitern, z.B. Steuern und Sozialversicherung, einzugeben.

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Details zur Lösung
Weitere Vorteile von SAP Business ByDesign
Compliance Sicherheit
Schaffen Sie die notwendige Transparenz von Ihrem Unternehmen.
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Der Bereich Compliance macht verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens transparent, zum Beispiel IT-bedingte Änderungen. Außerdem können Sie damit Wirtschaftsprüfern für Finanz- und Systemprüfungen Zugriff auf Ihr System gewähren. Wenn Ihr Unternehmen Geschäftsbeziehungen in mehreren Ländern der Europäischen Union (EU) unterhält, unterstützt Sie dieser Fachbereich beispielsweise bei der Vorbereitung von Statistiken über internationale Transaktionen für Ihre Zentralbank. Wenn Ihr Unternehmen Handel mit Ländern außerhalb der EU betreibt, hilft Ihnen der Fachbereich beim Anlegen und Übermitteln von Ausfuhranmeldungen.

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Genehmigungsmanagement
Integrieren Sie die erforderlichen Genehmigungen in Ihren Geschäftsprozessen direkt ins System.
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Für einen Geschäftsprozess kann die Genehmigung durch einen Vorgesetzten erforderlich sein, wenn beispielsweise bestimmte Schwellenwerte wie Limitbeträge überschritten werden oder wenn ein Mitarbeiter einen Abwesenheitsantrag sendet usw. Wenn für einen Geschäftsprozess die Genehmigung durch einen Vorgesetzten erforderlich ist, ruft das System die Organisationsstruktur auf und sucht nach dem zuständigen Vorgesetzten.

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Kunden 360°-Sicht
Nutzen Sie die Kunden 360°-Sicht mit Kontaktverwaltung und Aktivitätsmanagement auf Ihrem Smartphone.
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Kundenansicht: Zeigen Sie die Liste Ihrer Kunden an, prüfen Sie deren Klassifizierung, den Hauptansprechpartner und das Kundenauftragsvolumen. Aus der Sicht Details können Sie Ihren Kunden direkt anrufen oder eine E-Mail senden. Sie können auch zusätzliche Informationen, wie die Branche, Website oder Adresse, prüfen und die wichtigsten Details bearbeiten. Falls verfügbar, können Sie die Adresse mit Google Maps™ anzeigen. In der Kundensicht können Sie auch die wichtigsten Kennzahlen und Berichte prüfen.
Kontaktansicht: Hier sehen Sie die Liste Ihrer wichtigsten Ansprechpartner. Aus der Sicht Details können Sie Ihren Ansprechpartner direkt anrufen oder eine E-Mail senden. Überprüfen Sie die Kontaktdaten, oder sichern Sie Ihre Notizen zu diesem Ansprechpartner. Bei Kontakten können Sie den Geschäftsstandort anzeigen und pflegen. Außerdem werden Details über die letzten Aktivitäten mit einem Kontakt angezeigt. Sie können aus der Sicht Ansprechpartner zu den zugeordneten Aktivitäten navigieren.

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Intelligente Suche
Nutzen Sie die omnipräsente Suchfunktion zum schnellen Zugriff auf Geschäftsbelege, Berichte, Mitarbeiter oder andere Daten.
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Mit der Suche kann der Endbenutzer problemlos nach relevanten Geschäftsbelegen, Berichten oder Mitarbeitern suchen. Die Suche wird immer im Kopfbereich der Anwendung angezeigt. Mithilfe der Suche können Sie alle Kategorien durchsuchen oder die Suche auf eine bestimmte Kategorie einschränken, z.B. Kundenaufträge, Personen oder Berichte. Die Suchergebnisse werden in einem separaten Fenster angezeigt, und Sie können direkt zum Zielobjekt navigieren.

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