SAP Business One Funktionen

DSGVO & GDPDR – zwei Begriffe, die derzeit in aller Munde sind. Doch was bedeuten diese Abkürzungen und was heißt das konkret für Sie?

Schon im Januar 2012 präsentierte die Europäische Kommission einen ersten Vorschlag zur einheitlichen Datenschutzregelung. Der Grund hierfür war leicht ausgemacht. Nachdem es sich bei der seit 1995 geltenden 95/46EG ausschließlich um eine Richtlinie handelt, welche in das nationale Gesetz des jeweiligen Mitgliedslandes integriert werden sollte und viel Freiraum bot, bestand im Zuge des kräftigen Wachstums des europäischen Wirtschaftsraums nun Handlungsbedarf – und so verständigten sich die Länder der Gemeinschaft auf eine einheitlich geltende Regelung namens Daten-Schutz-Grund-Ver-Ordnung, in englischer Sprache General-Data-Protection-Regulation. Dieser Beschluss tritt nun am 25. Mai 2018 in Kraft und regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Daten also, welche sich einer Person zuordnen lassen. Hierzu zählen auch Daten, welche den Rückschluss auf eine genannte Person zulassen.

Die gute Nachricht: Unsere bisherigen Datenschutzbestimmungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind nicht gravierend abweichend zur DSGVO. Dennoch gibt es Änderungen, die nicht vernachlässigt werden dürfen. Die sich daraus ergebende schlechte Nachricht: Die Strafen werden empfindlich hoch und das Kontrollorgan befindet sich sowohl im quantitativen als auch qualitativen Aufbau. Also, was gilt es nun zu tun? Sie sollten sich im ersten Step folgende Fragen stellen. Wann? werden in meinem Unternehmen welche Daten? zu welchem Zweck? erhoben und verarbeitet. Wer? hat Zugriff auf diese Daten? Schreiben Sie dies in einem nachvollziehbaren Daten-Verarbeitungs-Prozess nieder und besprechen Sie sich nach unserer Empfehlung am besten mit einem Fachmann, welcher Ihnen auch juristisch verbindliche Ratschläge erteilen kann und darf. Schnell werden Sie dann feststellen, dass sich für Sie nicht allzu viel ändern wird.

Natürlich unterstützt Sie auch Ihr SAP Business One bei den neuen Herausforderungen. So ist eine Neuerung der DSGVO das sogenannte Recht auf Vergessenwerden. Heißt in Kürze: Jeder Bürger der Europäischen Union besitzt nun das Recht, dass ihm zuzuordnende Daten auf Verlangen gelöscht werden müssen. Bekommen Sie beispielsweise am 26. Mai einen Anruf von Ihrem Kunden (alternativ Lieferanten, Interessenten und auch Ansprechpartner) Roland Huber, in dem er Sie dazu auffordert, ihn in Ihren Systemen zu löschen, muss dies künftig möglich sein. Diese Funktion stellen wir Ihnen ab Mai 2018 in Ihrem SAP Business One zur Verfügung. Geführt von einem automatisierten Assistenten (Wizard) können Sie dann in sechs Schritten einfach und bequem nicht nur die Daten eines Geschäftspartners unkenntlich verschlüsseln, sondern auch personenbezogene Daten in allen mit diesem Geschäftspartner verbundenen Belegen. Öffnen Sie als Beispiel im Nachgang eine Rechnung von Herrn Roland Huber, so sind seine Daten mit einem X verschlüsselt und nicht mehr kenntlich. Im Zuge der Anforderung wird im letzten der sechs Schritte zudem automatisch ein Protokoll erstellt, in welchem die Verschlüsselung dokumentiert wird. Was übrig bleibt, ist lediglich die Geschäftspartnernummer mit dem Verweis auf die vergangenen Geschäftsvorfälle.

Damit Sie diese neue Funktion auch schon bald in Ihrem SAP Business One nutzen können, sollte Ihr System dem neu erscheinenden Stand 9.3 PL 4 entsprechen. Das Upgrade kann sowohl direkt von Ihnen als auch mit der Unterstützung unserer Mitarbeiter der VERSINO Group durchgeführt werden. Kontaktieren Sie einfach Ihren VERSINO Ansprechpartner und wir prüfen Ihre Anforderung, um Sie im Nachgang bei der Ausführung zu unterstützen.